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Comment externaliser sa paie en 2020 ?

Comment externaliser sa paie en 2020 ?

Externalisation de la paie – Plus qu’une simple mesure de réduction des coûts, un véritable projet d’entreprise

L’externalisation de la paie séduit de plus en plus d’entreprises, mais celles-ci se lancent-elles dans ce projet pour les bonnes raisons ? Ont-elles conscience des réels avantages que présentent ce type de projets ? La paie représentant une mission vitale des ressources humaines, il importe de bien identifier l’impact que son externalisation peut avoir sur l’entreprise et de définir une méthodologie adaptée. Or, cet impact est loin de se limiter à des gains financiers.

Des motifs financiers mais pas seulement

La réduction des coûts est l’un des principaux motifs qui poussent de nombreuses entreprises à externaliser la gestion de leur paie. Dans un contexte où il leur est souvent demandé de faire plus avec moins, la délégation des fonctions support constitue un choix logique. De fait, l’externalisation de la paie présente la plupart du temps un ROI positif. Mais les raisons qui poussent les entreprises à faire ce choix sont variées, et les motifs financiers ne priment pas toujours. La difficulté à recruter des spécialistes de la paie qualifiés et expérimentés s’avère être un autre facteur déterminant. La course aux talents est rude dans le secteur des ressources humaines et un fort turn-over ou de simples départs en retraite peuvent poser d’importants problèmes à la fonction RH.

Prévenir le risque réglementaire

L’externalisation de la paie est donc une externalisation de la gestion des talents RH, mais c’est aussi et surtout une délégation de responsabilité. La paie est un sujet sensible au sein de l’entreprise : une paie stable et correcte préserve la paix sociale, tandis qu’une paie fausse génère très rapidement des tensions internes.

En confiant cette tâche à des spécialistes extérieurs à l’entreprise, les dirigeants préviennent donc les éventuelles tensions qui pourraient émerger de ce type d’erreurs. Ils protègent du même coup l’entreprise du risque réglementaire qui pèse de plus en plus fortement sur les services RH. Le métier de la paie connaît une forte activité législative et demande donc des efforts constants de veille réglementaire, à défaut desquels l’entreprise pourrait être durement sanctionnée. L’externalisation de la paie est donc aussi bien motivée par un besoin de sérénité et de sécurité réglementaire que par l’impératif de réduction des coûts.

Être bien accompagné

Par ces avantages, l’externalisation de la paie rencontre un succès croissant. Mais avant de se lancer, il est important de connaître les risques et de savoir que certains projets se soldent par une profonde insatisfaction de la part du client. En cause la plupart du temps : une communication insuffisante entre prestataire et donneur d’ordre.

L’externalisation de la paie ne doit en effet pas se limiter à la délégation d’une tâche à un prestataire extérieur. Elle doit entrainer une reprise complète des processus de collaboration internes : à qui vont s’adresser les collaborateurs ? Comment les données seront-elles traitées et échangées avec les autres services ? Pour répondre à toutes ces questions, l’entreprise qui externalise sa paie doit transmettre à son prestataire des informations exhaustives autour de ses processus internes, faute de quoi les outils et les méthodes mis en place seront inadéquats.

Mesurer le ROI d’une externalisation

Le retour sur investissement d’une externalisation de la paie ne se limite pas aux aspects économiques. Il est important de le mesurer à des aspects qualitatifs. Lorsqu’une entreprise confie sa paie à un spécialiste, elle est en droit d’attendre une qualité supérieure à ce qui se faisait auparavant en interne. C’est pourquoi des dispositifs de mesure de la performance peuvent être mis en place à l’occasion de cette externalisation, là où l’on avait l’habitude de se fier intuitivement au niveau de satisfaction des collaborateurs. La valeur ajoutée d’une externalisation est ainsi multifactorielle : elle comprend la sérénité face au risque réglementaire, la focalisation sur son cœur de métier et une amélioration qualitative des processus de paie. Dans cette logique, l’externalisation doit donc être traitée comme un véritable projet d’entreprise.

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