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ASSISTANTE ADMINISTRATIVE BILINGUE

CDI

JOB DESCRIPTION

Assistante Administrative

 

PRINCIPALES RESPONSIBILITES

  • Assister le Directeur Général
  • Effectuer les travaux de secrétariat de l'Administration
  • Assister le Département Finance

 

RESPONSIBILITES SPECIFIQUES

 

  • Assister le Directeur Général
  • En tenant son agenda, en prenant ses rendez-vous, en gérant son planning
  • En organisant les déplacements du Directeur Général en prenant en charge toute l'organisation matérielle (réservation, achat billet avion, préparation de documents,)
  • En organisant les réunions : inviter les personnes concernées, préparer la salle,
  • En préparant certains dossiers après avoir reçu les indications nécessaires du Directeur Général
  • En prenant en charge, de manière autonome, des missions particulières à la demande du Directeur Général
  • En diffusant les documents émis par le Directeur Général vers les services concernés

 

  • Effectuer les travaux de secrétariat de l'Administration
  • En filtrant et en répondant aux appels téléphoniques importants en l'absence du Directeur Général
  • En traitant les courriers et tous documents ayant un caractère confidentiel
  • En mettant en forme et en saisissant le courrier du Directeur Général
  • En accueillant les visiteurs du Directeur Général
  • En assurant la tenue, le classement et l'archivage des dossiers et de la documentation du Directeur Général

 

  • Assister le Department Finance
  • Etablir le rapport de stock pour le Mali le Burkina et la Guinée Conakry,
  • Recouvrir les créance clients
  • Etablir les chèques et tenir le fichier de suivi des chéquiers
  •  

PROFILE

BAC + 3 en Assistante de Gestion ou équivalente d'au moins 2 ans expérience a un poste similaire

COMPETENCES REQUISES

  • Compétences techniques : secrétariat / archivage de documents / connaissances générales des prestations de la société au Mali
  • Compétences informatiques : Word / Excel / PowerPoint / Adobe / Outlook / Internet Explorer
  • Compétences linguistiques : Français / Anglais courant
  • Compétences personnelles : discrétion / ponctualité / disponibilité / sociabilité / cordialité / rigueur
  • Bonne communication et compétences interpersonnelles
  • Capable d'établir la confiance, le respect et la confidentialité
  • Agit rapidement et de façon décisive et peut faire des appels difficiles
  • Collaborer efficacement - Aller au-delà des frontières pour communiquer avec les autres.
  • Partage des informations et des ressources entre les pays / entreprises / équipes.
  • Tirer parti de la diversité pour travailler efficacement.
  • Recherche et reproduit de meilleures pratiques.
  • Surmonter les obstacles qui inhibent l'interaction.
  • Adopte le changement - Anticipe le besoin de changement. Cherche des façons nouvelles et améliorées de faire les choses.
  • Surmonte les obstacles au changement.
  • Mettre en oeuvre le changement de manière opportune et efficace.
  • Savoir lire et écrire en Anglais

 

AUTRES

  • Pour occuper ce poste avec succès, le candidat doit être en mesure d'exécuter chaque tâche essentielle de manière satisfaisante. Les exigences énumérées ci-dessus représentent les connaissances, la compétence et/ou la capacité requise.
  • Cette description des tâches ne devrait pas être interprétée comme une déclaration exhaustive des tâches, des responsabilités ou des exigences, mais une description générale des tâches. Aucune déclaration dans la présente ne limite l'entreprise dans ses droits d'attribuer ou réattribuer des tâches et des responsabilités liées à ce poste à tout moment.