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ASSISTANTE DE DIRECTION BILINGUE

Interim

ASSISTANTE DE DIRECTION BILINGUE

 

L'assistantes de direction travailleras à mi-temps apportent un soutien administratif de haut niveau à des responsables en suivant les besoins d'information et en réalisant des tâches administratives telles que la préparation des courriers, l'accueil des visiteurs, l'organisation des réunions et la gestion des agendas. Ils/elles peuvent aussi encadrer un personnel administratif de niveau inférieur.

 

Responsabilités et taches

 

  • Répond, filtre et oriente les appels téléphoniques, prend les messages et traite les demandes ou questions. 
  • Accueille les visiteurs et les oriente vers les interlocuteurs appropriés.
  • Ouvre, trie et distribue les courriers arrivants, dont les fax et e-mail, et prépare les réponses aux sollicitations courantes.
  • Lit et analyse les messages et les propositions ou rapports arrivants, pour apprécier leur importance et définir leur mode de diffusion.
  • Prépare les courriers, rapports, présentations et autres documents à partir de brouillons, notes ou dictaphone, en utilisant divers logiciels informatiques.
  • Classe et extrait des documents, courriers, enregistrements ou rapports, et met en place un système d'archivage.
  • Gère et actualise l'emploi du temps des cadres.
  • Organise les déplacements, les itinéraires, les conférences, et la participation des cadres à des événements sociaux.
  • Prépare les ordre du jour et les convocations aux réunions (par exemple pour les comités de direction), participe aux réunions et en établit les compte-rendu.
  • Effectue des recherches d'informations et les synthétise pour les cadres.
  • Réalise des tâches de bureau telles que la commande de fournitures, le service de boissons ou le signalement d'incidents matériels.
  • Supervise (parfois) d'autres employés administratifs et leur délègue des tâches.

 

Compétences

 

Bras droit du chef d'entreprise, l'Assistant(e) de Direction doit avoir de nombreuses compétences métiers dans son sac. L'Assistant de Direction doit maîtriser tous les supports de communication : téléphone, informatique et doit faire preuve de la plus grande organisation. 

Voici quelques-unes des compétences indispensable pour être Assistant de Direction : 

  • Maîtrise de l'outil informatique, notamment les logiciels de bureautique
  • Sens de la communication
  • Esprit de synthèse et d'analyse
  • Sens de l'organisation et rigueur
  • Autonomie tout en sachant rendre compte de son travail
  • Discrétion, tact, diplomatie
  • Bonne expression écrite et orale
  • Bonne présentation
  • Réactivité

Formations

 

Niveau Bac+ 2 Assistant(e) Commercial(e) / Assistant(e) de Direction, vous avez une première expérience professionnelle sur un poste similaire de minimum 3-4 ans ;

 

  • Une expérience marketing ou une formation en marketing et e-commerce serait un plus
  • Français et Anglais

 

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