UMO est présent dans quatre pays: Sénégal | Mali | Burkina Faso | Cote d'Ivoire
ADMINISTRATEUR DES VENTES

CDI

I- OBJECTIFS DU POSTE :
L'Administrateur des ventes a pour missions de s'assurer :
- Du bon déroulement du cycle des ventes dans le cadre de la gestion des contrats de vente avec un regard sur le côté financier et administratif des opérations ;
- Du suivi des ventes, des comptes clients et du fonctionnement de la Commerciale, ceci avec le souci de développer les ventes et encaissements, dans le cadre du respect des procédures et règles fixées.

II- PRINCIPALES FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
A- Garant du respect des procédures administratives et financières
1- S'assurer, faire le suivi et contrôle de la fiabilité et de la mise à jour des flux d'informations (Sigma, pièces justificatives) ; En cas d'anomalie de données, faire des rapprochements et des investigations pour la régularisation dans les brefs délais ;
2- Mettre à disposition des entités les informations et procédures administratives pour application ;
3- Faire le suivi et contrôle du classement et archivage des documents administratifs de la direction commerciale ;
4- Travailler avec la caisse pour la vérification et le contrôle de tous les mouvements de fonds et garantir le versement à temps des encaissements ;
5- Contrôler et faire le suivi de tous les comptes clients et assurer la bonne gestion des fiches clients 
6- Recouvrer à temps toutes les créances. Faire les relances à temps conformément à la procédure de recouvrement et participer à la constitution des dossiers contentieux.
B- Garant du cadrage du cycle des ventes
1- Élaborer, proposer et faire valider des mises à jour des conditions générales de ventes en fonction évolution du marché ;
2- Élaborer, proposer et faire valider des améliorations au niveau des contrats en fonction de la stratégie commerciale ;
3- Etudier, suivre le respect par les signataires des contrats commerciaux et remonter aux commerciaux les écarts ;
4- Participer et animer des réunions avec la force de ventes sur les recommandations administratives ;
5- Faire le suivi et contrôle de la fiabilité des bases de données : tournesol, frigo.
C- Management et relationnel
1- Tenir des réunions avec l'équipe commerciale pour distiller et faire suivre les objectifs (impayés, mise à jour fiches…) ;
2- Être l'interlocuteur interne sur le volet administratif sur les dossiers clients et ventes ;
3- Effectuer toutes taches ou contrôles nécessaires pour la gestion en bon père de famille des ventes ;
4- Faire des points réguliers avec la hiérarchie et faire un compte rendu sur l'évolution des activités en termes de performances administratives ;
5- S'assurer que les chargements clients sont effectués dans le cadre d'un strict respect des procédures et des plafonds ;
6- Veiller auprès des clients à une correcte rotation des emballages pour ne pas entraîner de rupture de production.

D- Analyse suivi et lettrage des comptes clients
1- Analyse suivi et lettrage des comptes liquide et emballages grossistes, des comptes clients échéanciers, des comptes Divers ;
2- Suivi des comptes clients douteux, des échéanciers clients, des comptes clients au contentieux, des commandes clients bloqués, des saisies de chèques et reçus de versements clients pour les éventuelles erreurs de comptabilisation.
III- AUTRES TACHES SPÉCIFIQUES AU POSTE
1- Mettre en  place les cadres de gestion des ventes ;
2- S'assurer de l'existence des contrats liés aux clients et de leur correcte actualisation (contrat pour exercer l'activité de grossiste, frigos, distribution de proximité, tricycles…) ;
3- Assurer l'élaboration et suivi des lettres de reconnaissance des soldes clients toutes les fins de mois, des lettres échéanciers clients pour les prêts liquide et emballages, des lettres administratives (nouveaux prix, relance payement, autres notes de service) adressées aux clients, de dossiers clients pour tout nouveau grossiste ; 
4- Assurer la centralisation des copies des documents administratifs clients (contrat, lettres échéanciers clients et autres) ;
5- Effectuer toute autre tâche qui lui sera confiée par sa hiérarchie conformément à sa qualification.
IV- CONDITIONS REQUISES
Formation : 
- Avoir au minimum BAC+4 ou équivalent dans le domaine commercial, administration, comptabilité, droit, Logistique ou autres domaines apparentés.
Expériences : 
- Avoir au moins trois (03) ans d'expériences dans un poste similaire.

V- COMPÉTENCES ET APTITUDES
• Bonne connaissance en Droit des affaires, Statistiques (extraction bases de données…), Comptabilité, Logistique ;
• Savoir écouter, questionner et argumenter ;
• Avoir un esprit d'analyse et de synthèse ;
• Bonne capacité d'élocution, d'adaptation environnementale et circonstancielle, méthodologique organisationnelle ;
• Bon esprit d'équipe et savoir être rigoureux ;
• Respect vis-à-vis de ses collaborateurs, des procédures et consignes
• Bonne moralité et digne de confiance.
• Être rigoureux, méthodique, rapide, organisé, objectif et impartial.
Langues : Savoir très bien communiquer en Français et l'Anglais serait un atout.

 


.