UMO est présent dans quatre pays: Sénégal | Mali | Burkina Faso | Cote d'Ivoire
CHARGE DES OPERATIONS

CDD

CHARGE DES OPERATIONS

Position au sein de l'Organisation

Le/la Chargé(e) des Opérations fait partie de l'Unité des Opérations Globales qui comprend les finances, l'informatique, l'administration, les affaires juridiques, l'audit interne et les ressources humaines. L'Unité des opérations globale est dirigée depuis le siège à Genève, bien que les membres de l'équipe soient basés dans différents endroits du monde, notamment en Bosnie, en Côte d'Ivoire, au Guatemala, en Suisse, au Kenya, en Tunisie et Burkina Faso etc...

Le/la Chargé(e) des Opérations rapporte au Responsable administratif et financier basé à Abidjan. 2

Sous la supervision régulière du Responsable Administratif et Financier basé à Abidjan, Le/la Chargé(e) des Opérations travaille en étroite collaboration avec le personnel des finances, des ressources humaines et des programmes afin de créer une fonction opérationnelle plus efficace et efficiente agile, réactive et performante.

Objectif et vue d'ensemble générale

Conformément à l'orientation stratégique définie par la Senior Director des Opérations Globales, Le/la Chargé(e) des Opérations est responsable du fonctionnement effectif des finances, de l'administration et de l'aspect juridique dans le lieu d'affectation désigné. Cela implique: Le Contrôle interne, l'audit, la gestion budgétaire, Les rapports financiers, le suivi et renforcement des capacités, le respect des règles juridiques locales (impôts, charges sociales), l'enregistrement des données comptables sur QuickBooks, la numérisation des pièces justificatives, la gestion de la trésorerie, des achats, de la paie, du portefeuille d'assurance, du dossiers du personnel , la gestion des congés dans Natural HR, et la gestion de l'espace de bureau. Il/Elle est également chargé d'aider le Responsable Administratif et Financier basé à Abidjan et l'équipe des Opérations Globales afin d'implémenter des systèmes efficaces dans le pays et apporter un soutien à la mise en oeuvre effective des politiques et procédures l'ONG. Le/la Chargé(e) des Opérations est responsable de la comptabilité et du cycle d'emploi dans le lieu d'affectation désigné.

Le/la Chargé(e) des Opérations met l'accent principalement sur la sureté et la sécurité, la diversité et l'égalité des sexes et veille à ce que ces éléments soient pris en compte et encouragés dans tous les aspects du travail au bureau.

Le/la Chargé(e) des Opérations recueille les informations auprès de ses collègues des Opérations Globales en poste dans les bureaux de la région et/ou au siège, les échanges et les consulte pour une gestion améliorée, pertinente et contextualisée des opérations. Il/Elle fournit des conseils et des avis professionnels aux collègues du Mali sur les meilleures pratiques en matière d'opérations en coordination avec le Directeur administratif et financier basé à Abidjan. Le/la Chargé(e) des Opérations fournit également des conseils sur la mise en oeuvre et l'interprétation des politiques, des processus et des pratiques.

Guidé et sous la supervision du Responsable Administratif et Financier basé à Abidjan, pendant la période du contrat, Le/la Chargé(e) des Opérations accompli sera en mesure de :

1. Comprendre les politiques et procédures applicables pour pouvoir soutenir l'enregistrement l'ONG et guider les collègues au Mali

2. Développer sous la supervision du Directeur administratif et financier basé à Abidjan et en coordination avec le Chargé des Ressources Humaines, les Conditions de Service du Mali afin d'assurer la conformité avec les politiques l'ONG et des réglementations locales

3. Veiller à l'exactitude et à l'exhaustivité des dossiers administratifs, RH et financiers sur Sharepoint (avec un accent particulier sur la bibliothèque de gestion des subventions), Natural HR (incluant les dossiers du personnel, les dossiers de congé et les contrats) et QuickBooks (incluant le FSD - Documentation financière à l'appui).

4. Coordonner et participer à tous les recrutements au Mali ; préparer la paie et se tenir informer des changements dans la législation ; veiller à ce que les évaluations de performance soient coordonnées avec le Global Talent Officer ; Coordonner les aspects nécessaires de l'obligation de prise en charge au Mali en qui concerne le portefeuille d'assurance

5. Assurer la séparation des tâches et préparer une matrice d'approbation claire pour toutes les dépenses au Mali ; enregistrer correctement les données comptables dans QB; télécharger tous les documents justificatifs sur le FSD; effectuer les contrôles mensuelles de clôture des données financière. Appui à l'élaboration et la conception du budget, des rapports et des analyses.

6. Maintenir l'exactitude de toutes les informations et documents comptables affichés dans le logiciel de comptabilité (QB) et l'ERP (SunSystems), y compris les procédures internes (recrutement, passation de marchés, etc.)

7. Réaliser des audits de projet et des audits statutaires sans réserve et des rapports financiers internes et des donateurs dans les délais

8. Suivi budgétaire : produire et distribuer des rapports "Budget versus Réalisations" (BvA) avec une analyse détaillée des risques potentiels.

9. Fournir à chaque mois, en temps utile, des dossiers financiers et des pièces justificatives complètes et précises pour les bureaux assignés par le biais de l'outil en ligne de consolidation.

10. Gérer la mise en oeuvre des recommandations relatives aux contrôles internes jusqu'à leur résolution (contrôles mensuels, audits internes et externes, examens internes, etc.)

11. Avec les conseils du directeur financier et administratif d'Abidjan, soutenir la performance en révisant les politiques et les procédures, en assurant la formation du personnel et/ou des partenaires, en surveillant les données financières ou en évaluant les risques au sein des partenaires et/ou des bureaux assignés

 

Devoirs et responsabilités

Gestion du budget

  • • Approuver la version finale du budget ou toute modification ultérieure conçue en collaboration avec l'équipe du programme concerné avant qu'elle ne soit envoyée au directeur financier et administratif pour une nouvelle approbation avant la soumission finale.
  • • En coordination avec l'équipe du programme, développer le BPF en fonction des fonds disponibles, distribuer les budgets annuels approuvés et superviser la saisie des budgets et des révisions budgétaires dans QuickBooks et SunSystems.
  • • Créer des rapports de donateurs dans les Q&R pour suivre l'exécution et la performance du budget (BvA) de tous les projets mis en oeuvre dans la zone géographique désignée et rendre compte au coordinateur financier régional et à l'équipe du programme de tout écart ou de toute déviation potentielle en fonction des dépenses réelles et prévues.
  • • Vérifier mensuellement que les dépenses finales comptabilisées sont conformes aux budgets approuvés (y compris le partage des coûts) et que les ressources sont utilisées conformément aux budgets approuvés et aux exigences des donateurs.
  1.  

 À la fin de l'année, préparer les drafts d'états financiers des partenaires pour l'audit consolidé. Coordonner tout audit statutaire ou de donateur et, avec l'aide du (responsable et coordinateur), répondre aux questions d'audit.

  • • Surveiller que les mesures de performance organisationnelle énoncées dans le rapport SOAR (Summary of Outstanding Audit Recommendations Report) pour le(s) partenaire(s) assigné(s) sont mises en oeuvre jusqu'à ce que les problèmes soient résolus.
  • • Préparer une demande de transfert de fonds (CTR) pour le bureau de Bamako en fonction des disponibilités budgétaires et s'assurer que les fonds sont utilisés conformément au plan approuvé (CTR). Mettre à jour les estimations incluses dans le CTR en discussion avec l'équipe de programme concernée.
  • • Contrôler que les dépenses sont traitées et autorisées conformément à la délégation de pouvoir l'ONG et aux autres politiques (comme le Manuel des achats).
  • • Contrôler la conformité aux exigences de financement des subventions (règles et règlements des donateurs en tant qu'éligibilité des dépenses).
  • • Préparer des rapports de dépenses de subventions pour tous les projets mis en oeuvre dans la zone géographique désignée et s'assurer de leur exactitude auprès de SunSystems avant de les soumettre à toute partie externe.
  • • Participer aux réunions de l'équipe du programme et contribuer à la stratégie du programme, à la planification des activités et au développement du programme, selon les besoins. Du programme selon le besoin

 

Comptabilité de bureau

  • • Examen de tous les documents sources des recettes et des dépenses du bureau pour s'assurer de leur conformité avec les règles et procédures financières l'ONG.
  • • Etablir des bons de paiement et des reçus pour toutes les dépenses et tous les revenus et veiller à l'autorisation correcte des bons de paiement.
  • • Saisir toutes les transactions dans le logiciel QB.
  • • Traiter les avances de voyage et en assurer le suivi afin de garantir leur liquidation ultérieure.
  • • Services bancaires.
  • • Mettre à jour la base de données des immobilisations avec les actifs nouveaux ou cédés et s'assurer que tous les actifs sont couverts par une assurance.
  • • Mettre à jour la base de données du personnel et de la logistique.
  • • Examiner toutes les dépenses locales à des fins de facturation et gérer les comptes créditeurs pour s'assurer que tous les paiements locaux sont conformes aux exigences de la politique
  • • Préparer la paie du personnel de bureau et s'assurer que toutes les déductions légales ont été correctement effectuées, c'est-à-dire (taxes sociales et retenue à la source).
  • • Veiller au respect des lois fiscales locales en ce qui concerne les exigences légales relatives aux états financiers, aux rapports périodiques et aux déclarations fiscales pour tous les impôts.

5

 

• Réconcilier le compte bancaire local et revoir constamment les arrangements bancaires pour assurer un transfert de fonds en temps voulu et minimiser les pertes de change et les frais bancaires

  • • Rapprocher tous les comptes du bilan et effectuer un suivi pour apurer les postes non courants
  • • Préparer les projets d'états financiers et les annexes correspondantes à la demande des auditeurs et servir de point de contact pour les auditeurs lors des audits statutaires et des audits des donateurs et des programmes.
  • • Suivre la mise en oeuvre et l'approbation des questions et recommandations de l'audit interne et externe
  • • Traiter régulièrement la petite caisse
  • • Tenir un registre local des immobilisations
  • • Téléchargez chaque mois les sauvegardes QuickBooks et les rapports financiers sur SharePoint Suivre la mise en oeuvre et l'approbation des questions et recommandations des audits internes et externes

 

Suivi et appui financier aux partenaires

  • • Superviser la tenue du fichier QB pour le(s) partenaire(s) assigné(s). Veiller à l'exactitude des données du COA et d'autres dimensions analytiques.
  • • Examiner les pièces justificatives des dépenses du/des partenaire(s) assigné(s) pour s'assurer de la conformité avec les règles et procédures financières l'ONG et des donateurs.
  • • Effectuer des contrôles mensuels, trimestriels et annuels sur le(s) partenaire(s) et les documenter sur l'application en ligne afin de garantir et de documenter l'exactitude des données, le correcte codage et les performances financières. Assurer le suivi les items non conformes et mettre en oeuvre les corrections demandées par le siège jusqu'à ce qu'ils soient résolus.
  • • Importation des QuickBooks des partenaires dans SunSystems. (C'est un rôle envisagé mais pour le moment exercé par le point focal du siège)
  • • Documenter avec clarté tout risque potentiel identifié concernant la performance financière du/des partenaire(s) et le communiquer au (Manager). Si aucune mesure n'est prise, transmettez le problème au CFO basé au siège
  • • Communiquer aux partenaires et aux responsables de programme l'ONG, dans les délais impartis, les problèmes résultant du contrôle mensuel des rapports financiers et des documents justificatifs. Assurer le suivi de toutes les questions en suspens jusqu'à ce qu'elles soient résolues.
  • • Apporter son soutien à l'approvisionnement en fonction des besoins et veiller à ce qu'il soit conforme aux procédures d'approvisionnement spécifiques et aux donateurs
  • • Veiller à ce que le ou les partenaires procèdent à un classement approprié des documents, en vérifiant que toute la documentation pertinente est archivée conformément aux pratiques internes
  • • Veiller à ce que le(s) partenaire(s) disposent et maintienne(nt) une base de données d'inventaire à jour conformément aux normes du donateur qui permet le transfert des actifs aux bénéficiaires à la fin de la période de subvention
  • • Effectuer des visites périodiques aux partenaires (en coordination avec le Manager et les Responsables de programme) pour le suivi interne et le renforcement des capacités

6

  • Vérifier que toutes les pièces justificatives de paiement sont correctes et ont été dûment autorisées. Vérifier également le caractère raisonnable et les transactions incorrectes.
  • • Examiner tous les rapprochements des comptes de bilan
  • • Identifier les points faibles, développer et fournir une formation en coordination avec le Manager
  • • Aider à la diligence requise pour les nouveaux partenaires et appui à la mise en place de nouveaux QB, établissement des systèmes locaux, la formation du personnel des finances et le suivi ultérieur.

 

Partenariat (Tâches spécifiques)

  • • Sous la supervision du directeur administratif et Financier, il coordonne les efforts de renforcement des capacités des organisations partenaires dans la région par d'autres Chargés des Finances ou d'autres sources internes et externes.
  • • Il s'assure que les dossiers des partenariats de la région sont à jour et classés en conséquence sur SharePoint.
  • • Agir en tant que point focal régional pour la mise en oeuvre du processus de partenariat, de la diligence raisonnable et de la sélection, au suivi, au renforcement des capacités et à l'évaluation.
  • • Élabore et maintient les critères du modèle de partenariat à plusieurs niveaux en collaboration avec le siège et le Chargé des Finances
  • • Sous la direction du siège et en étroite collaboration avec le Chargé des Finances, il élabore et tient à jour le manuel opérationnel des partenariats Globaux en collaboration avec les collègues des finances et des programmes des différents bureaux l'ONG et des organisations partenaires

 

Gestion du cycle de vie professionnelle des employés

  • • Coordonne l'intégration et l'installation des employés au Mali. Supervise le recrutement et la mise en place du personnel dans tout le Mali
  • • Informe le Chargé des Ressources Humaines des problèmes spécifiques de conflits entre employés ou de griefs liés à la politique et aux procédures de l'organisation
  • • Coordonner les départs des employés, y compris les procédures disciplinaires, les licenciements et les entretiens de de fin de contrat au Mali. S'assure que tous les documents requis sont classés, y compris les lettres pertinentes, les formulaires PAF, formulaire de fin de service, les certificats des employés, les notifications d'assurance et les notifications aux autorités compétentes

 

Administration des contrats et des Ressources Humaines

  • • Préparer les contrats de personnel et de consultance, y compris les honoraires de consultants pour des pratiques équitables et cohérentes
  • • Tenir à jour les dossiers du personnel pour le Mali
  • • Gérer la plate-forme en ligne des RH qui comprend les dossiers de gestion des congés du personnel, la gestion des performances, le recrutement et la documentation des employés pour le Mali
  • • Coordonner les demandes de permis de travail auprès des autorités compétentes au Mali
  • • Gérer le portefeuille d'assurances au Mali et responsable de sa bonne gestion
  • • Gérer les salaires et les procédures réglementaires locales connexes pour le bureau au Mali
  • Gestion du personnel et des ressources

    • • Superviser (stagiaire ou assistant) au jour le jour et, si nécessaire, informer le (manager) de toute question pertinente
    • • Effectuer des évaluations et fournir un encadrement et une formation sur le terrain pour le personnel supervisé

     

    Responsabilité Financière

    Cette position n'a pas d'approbation budgétaire

    Autres

    • • Participer aux réunions de l'équipe de développement des propositions et contribuer en fournissant des conseils techniques/suggestions à l'élaboration des proposals, à la planification des activités, à l'interprétation des exigences des donateurs, etc...
    • • Tenir à jour la documentation contractuelle pour la mise en oeuvre des subventions (proposition de projets/budgets de projets, ProDocs et accords de subvention ou documentation pertinente) sur SharePoint (DRD, Project Connect, etc.)
    • • Assister le Siège dans la révision des politiques et procédures existantes et dans l'élaboration de nouvelles procédures, y compris les contrôles internes.

     

    Qualifications

    Les candidats ayant les qualifications, l'expérience, un diplôme d'études supérieures et une bonne maîtrise de l'anglais et du français sont invités à poser leur candidature.

    L'expérience et les qualifications pertinentes peuvent inclure :

    Formation

    • • Diplôme en administration des affaires, en finances ou dans un domaine connexe d'une université reconnue
    • • Attestation comptable (CPA partielle ou complète ou équivalent)

     

    Expérience

    • • 3 à 5 ans d'expérience pertinente et à responsabilité progressive dans un domaine connexe.
    • • Expérience et capacité à travailler avec succès au sein d'une équipe diversifiée et multiculturelle, à intégrer une perspective de genre dans les tâches et les activités et à collaborer efficacement avec une série de parties prenantes internes et externes

     

    Compétences

    • • Avoir de solides connaissances en comptabilité et une capacité opérationnelle. Expérience en comptabilité financière dans le contexte local
    • • Bonne compréhension de la gestion budgétaire, des contrôles financiers internes, de la vérification des documents sources, de la préparation des pièces de paiement et des processus des achats
    • • Capacité à effectuer un travail détaillé, souvent de nature confidentielle et/ou à traiter un volume de travail important de manière systématique, efficace et précise
    • • Connaissance des théories et des principes de la gestion des ressources humaines et capacité à

    8

     

    • penser de manière systématique
    • • Bonne compréhension du droit du travail au Mali
    • • Capacité à prévoir les risques et à tenir compte des imprévus lors de la planification ; contrôle et ajuste les plans et les actions si nécessaire ; utilise le temps de manière efficace.
    • • Capacité à prendre en charge toutes les responsabilités et à honorer les engagements ; fournit les résultats dont on est responsable dans les délais prescrits, aux coûts et aux normes de qualité ; fonctionne en conformité avec les règles et les règlements de l'organisation.
    • • Capacité à travailler dans un environnement multiculturel avec succès et à faire preuve d'un comportement et d'attitudes non discriminatoires et sensibles au genre.
    • • Maîtrise de l'anglais (B2 ou supérieur) et du français. L'espagnol est considéré comme un avantage.
    • • Capacité à traiter des informations et/ou des questions confidentielles en faisant preuve de discrétion et de bon sens
    • • Capacité à interagir avec les gens de manière respectueuse et avec tact
    • • Compétences en matière de communication verbale et d'écoute

     

    Compétences

    • • Collaboration
    • • Communication
    • • Orienté vers les résultats
    • • Adaptabilité et apprentissage continu
    • • Respect de la diversité

     

    Compétences souhaitées

    • • Expérience dans la gestion de la paie
    • • Expérience avec des organisations à but non lucratif ou internationales
    • • Expérience de travail sur le terrain
    • • Une bonne connaissance des défis de l'égalité entre les femmes et les hommes en matière d'environnement de travail et d'emploi

     

    Facteurs de réussite

    • • S'identifie et s'engage à respecter les valeurs fondamentales et les principes de travail l'ONG
    • • Engagement en faveur de l'inclusion
    • • Un esprit novateur et critique, doté de grandes compétences en matière de résolution de problèmes
    • • Démontre une approche de partenaire professionnel pour la gestion des ressources humaines

     

    L'ONG valorise la diversité au sein de son personnel et vise à atteindre l'égalité des sexes à la fois par la parité à tous les niveaux de l'organisation et par la promotion de la dimension de genre dans tous ses travaux. Les candidatures féminines, masculines ainsi que celles des personnes handicapées sont fortement encouragées.