Nos solutions aux problématiques RH
Trouver sans cesse de nouveaux clients, tirer son épingle du jeu face à la concurrence, décrocher des financements… les entreprises sont confrontées à un certain nombre de problématiques sur le plan commercial et économique. Mais les ressources humaines présentent elles aussi leur lot de difficultés pour les entreprises. Passage en revue…
L’absentéisme
Pour les dirigeants, l’absentéisme est à la fois une incertitude importante en ce sens qu’il peut entraîner des conflits internes et la non réalisation des objectifs assignés. Dans cette optique, l’absentéisme ne s’encombre pas de nuances ; c’est une gêne, un coût supplémentaire, une source de désorganisation du travail quels qu’en soient les raisons ou les prétextes. Néanmoins, l’entreprise peut agir face à ce phénomème. Explications.
A/ Les absences au travail à prendre en compte
Toutes les absences ne se valent pas. L’entreprise ne peut pas prévenir tous les types d’absences. Ainsi, il est important de connaître ceux sur lesquels vous pouvez intervenir.
Voici les 4 catégories à prendre en compte dans le calcul du taux d’absentéisme :
1. L’absentéisme pour cause de maladies passagères ou autres aléas de la vie.
Il s’agit des « petits maux » qui surviennent comme un rhume ou une grippe. Ce type d’absence est souvent justifié par un arrêt-maladie de moins de 10 jours.
2. Les maladies liées aux conditions de travail.
Il s’agit d’arrêts de travail consécutifs à la pratique d’une activité professionnelle. Les causes peuvent être physiques (mal de dos, troubles, etc.) ou mentales (stress, burnout, etc.).
3. Les accidents du travail.
Ils sont le résultat direct d’un manque de sécurité dans la pratique de son métier. Ils sont fréquents dans le secteur du bâtiment, du transport ou de l’industrie. Ils sont fortement encadrés par la loi.
4. Les absences injustifiées.
Il s’agit souvent de la « bête noire » des entreprises. Elles sont parfois révélatrices d’une mauvaise ambiance de travail ou d’un climat social difficile. Pour le salarié, elles peuvent parfois mener à un licenciement. Elles sont coûteuses pour l’entreprise et entravent son image.
À noter : Les absences programmées comme les congés payés, maternité, paternité, syndicaux ou pour formation ne sont pas prises en compte. Les absences pour cause de grèves sont également exclues du calcul.
B/ Des solutions pour réduire le taux d’absentéisme au travail
1. Analyser les causes des absences
La première chose à faire pour mettre en place une stratégie de réduction de l’absentéisme efficace est de comprendre les raisons pour lesquelles vos salariés sont absents. Pour cela, il n’y a rien de mieux que de demander l’opinion des premiers concernés !
Réalisez une enquête auprès de vos collaborateurs pour déceler les causes de leurs absences. De nombreux salariés ne sont pas satisfaits de leur responsable hiérarchique. Il s’agit de proposer une expérience collaborateur positive ! S’il peut être difficile d’obtenir des réponses qualitatives par des entretiens oraux, vous optimiserez les résultats de votre enquête grâce à un sondage écrit anonyme.
C’est une bonne manière de déceler des dysfonctionnements, comme de mauvaises conditions de travail ou une organisation du travail inadaptée, qui sont des sources d’insatisfaction chez les employés.
2. Suivez l’évolution de l’absentéisme
Pour mettre en place des solutions concrètes et parfaitement adaptées à la situation de votre entreprise, il faut pouvoir les mesurer ! Réalisez un tableau de bord pour obtenir des chiffres précis de l’absentéisme, avant et après la mise en place des actions correctives. Vous pourrez ainsi voir avec précision celles qui fonctionnent et celles qui sont à modifier.
3. Repensez votre management
Une communication ouverte et transparente, des opportunités d’échanges plus fréquentes ou encore, une gestion participative sont souvent des pistes de réflexion intéressantes. Renforcer l’engagement de vos collaborateurs, impliquez-les dans la vie de l’entreprise et les prises de décision !
Les nouveaux recrutements
Un recrutement réussi passe par plusieurs étapes, de l’élaboration de la fiche de poste à l’intégration du nouveau salarié au sein de l’entreprise, en passant par la sélection des candidats et l’entretien d’embauche.
A/ Bien rédiger la fiche de poste
La description du poste qui apparaît dans l’offre d’emploi est le premier contact du demandeur d’emploi avec l’entreprise lors du processus de recrutement. L’objectif est d’exprimer clairement les besoins de l’entreprise, ce qui inclut de préciser les compétences recherchées. Son texte doit être soigné : clair, détaillé… et attractif ! Il s’agit aussi d’attirer les candidats en valorisant les points forts de l’entreprise.
B/ Présélectionner les candidats efficacement
Une annonce bien rédigée permettra l’obtention de nombreux CV et lettres de motivation à étudier. Pour que cette étape de présélection des candidats ne soit pas trop fastidieuse, il faut s’organiser :
- définir des critères de sélection au préalable. Par exemple, la formation sera-t-elle plus déterminante que l’expérience ou l’inverse ?
- étudier attentivement chaque candidature, avant de les classer par intérêt. Il est tentant de privilégier les candidats présentant le profil le plus proche des attentes, toutefois, il ne faut pas négliger les profils atypiques, qui peuvent révéler de belles surprises.
C/ Préparer l’entretien d’embauche
L’accroche de la rencontre est primordiale : doit-elle mettre à l’aise ou tester la répartie du candidat ? Vous devez ensuite réfléchir aux questions que vous poserez lors de l’entretien et enfin aux arguments qui seront avancés pour présenter l’entreprise et le poste. Le candidat doit avoir la capacité de s’exprimer, afin qu’il communique le plus d’informations possibles sur son profil, son expérience, sans négliger d’aborder la question de la rémunération.
L’employeur doit choisir le candidat le plus à même d’intégrer l’entreprise. Une fois le choix fait, la bienséance exige d’envoyer un message aux candidats non retenus.
D/ Soigner l’intégration du nouveau collaborateur
L’intégration d’un nouveau salarié est une étape importante. L’employeur doit anticiper la venue du nouveau collaborateur en préparant son poste de travail et en prenant le soin d’informer ses futurs collègues. Une visite des locaux s’impose le jour J. Le nouveau salarié sera tenu informé des codes et de la culture de l’entreprise. Le fait de désigner un tuteur permettra également à la nouvelle recrue de prendre son poste dans les meilleures conditions.
La gestion administrative
La gestion administrative des ressources humaines est souvent synonyme de tâches chronophages à faible valeur ajoutée. Pourtant, cette étape est indispensable au bon fonctionnement des entreprises.
A/La gestion des embauches
Lorsqu’un nouveau collaborateur est recruté, plusieurs démarches sont à mener par la personne chargée de la gestion administrative du personnel.
1. Les documents administratifs demandés au salarié.
Le nouveau collaborateur se doit de transmettre à son employeur différents documents afin d’établir le contrat de travail, la paie, … Ces documents demandés par les employeurs sont au minimum :
- une copie de la carte d’identité.
- une copie du titre de séjour, le cas échéant.
- une attestation de domicile
- un IBAN.
2. Le registre du personnel
L’employeur doit tenir un registre unique du personnel afin de répertorier l’identification des salariés qui ont été employés dans l’entreprise y compris les stagiaires et le personnel intérimaire. Ce document doit respecter un cahier des charges défini par l’administration notamment concernant les éléments à renseigner et la forme du document.
3. La rédaction du contrat de travail
Le salarié nouvellement embauché doit signer son contrat de travail dans les 48H suivant son embauche. Il est nécessaire d’anticiper la rédaction du contrat de travail afin que le salarié puisse le signer à son intégration. C’est d’autant plus important pour les contrats à durée déterminée qui peuvent être requalifiés en CDI en cas d’absence de contrat dans les 48H. L’exactitude de toutes les données saisies par la branche de gestion administrative de personnel doit être exemplaire pour éviter des conséquences désastreuses au sein de l’entreprise.
B/ La gestion de vie du salarié au sein de l’entreprise
Passage à temps partiel, promotion, mutation, … le contrat d’un salarié peut être amené à évoluer. Ces modifications du contrat nécessitent la rédaction d’un avenant au contrat de travail. Des changements peuvent aussi intervenir dans la vie du salarié (naissance, mariage, déménagement, …), le gestionnaire administratif du personnel est alors l’interlocuteur privilégié du salarié.
Une parfaite gestion permet d’avoir de meilleurs résultats, car la mise en place des différents paramètres indispensables à la satisfaction de chacun est rendue plus facile, tout comme leur contrôle.
La résolution des conflits
C’est un défi pour tout manager. Faire passer les membres d’une équipe de l’affrontement à la coopération, les emmener sur le chemin de la réussite, relève souvent du parcours du combattant. Pour gérer les personnalités très différentes, le « code du management » a répertorié 5 comportements à adapter au cas par cas selon les situations et les caractères de chacun.
A/ La stratégie de l’évitement
La stratégie de l’évitement est peut-être la pire de toutes puisqu’elle consiste à délibérément ignorer le problème et à ne pas tenter de le résoudre. La démarche se justifie lorsque le conflit identifié vous semble superficiel ou encore comme une stratégie provisoire… Parce que vous ne savez pas encore comment réagir à la situation, que vous avez besoin de prendre du recul avant de trancher ou pour laisser vos collaborateurs reprendre leurs esprits après un événement conflictuel. Enfin, certaines problématiques ont besoin d’un contexte précis (lieu, moment opportun) pour être résolues, et de nombreux managers préféreront attendre avant de remettre le conflit sur le tapis pour chercher à le solutionner.
Attention : ne pas tomber de l’évitement à l’ignorance perpétuelle d’un ou de plusieurs problèmes au sein de votre équipe, vous risquez de vicier l’ambiance de travail et de voir empirer les rapports humains jusqu’à l’explosion. De même, votre autorité de manager pourrait être remise en question par vos collaborateurs, faute de tentative d’action de votre part.
B/ La stratégie de l’autorité
À l’extrême inverse de la stratégie de l’évitement, il y a la solution d’imposer purement et simplement votre volonté/vision/solution. Dans ce cas de figure, vous usez pleinement de votre autorité hiérarchique, et vous vous placez directement en rapport de force avec vos collaborateurs. Ce type de comportement de gestion des conflits s’impose lorsqu’une solution doit être rapidement prise, ou s’il faut trancher dans l’urgence.
Attention : le non négociable peut s’avérer utile pour certains aspects sur lesquels vous ne voulez sous aucun prétexte transiger. Attention, ce type de relationnel, ultra autoritaire, mène à un deal gagnant-perdant (vous êtes gagnant), entraînant fatalement de nouveaux conflits et une ambiance de travail contre-productive.
C/ La stratégie du compromis
Le compromis est au milieu, entre les deux extrêmes de l’évitement et de l’autorité. Stratégie de négociation, le compris consiste à revoir à la baisse les exigences de votre interlocuteur, mais aussi les vôtres, pour que tout le monde soit « à demi satisfait » plutôt que laisser un interlocuteur complètement gagnant et l’autre complètement perdant (comme dans le rapport de force de la stratégie d’autorité).
Votre équipe veut plus de moyens pour réussir sa mission ? Vous n’avez pas le budget nécessaire pour satisfaire pleinement leur requête, mais vous leur fournissez tout de même un minimum supplémentaire. Un collaborateur souhaite une augmentation ? Vous lui accordez une prime ou la moitié du montant escompté…
Attention : le compromis évite le conflit immédiat, calme les esprits, mais ne permet pas d’explorer toutes les possibilités. Si vous en usez et abusez, vous risquez de générer de la frustration et de nouveaux conflits d’autant plus virulents.
D/ La stratégie d’accommodation
Dans ce cas, vous mettez fin à un conflit/un désaccord alors même que la solution que vous mettez en place ne vous convient pas. La relation est gagnant-perdant au profit du ou des collaborateurs. Vous y perdez en tant que manager. Ce comportement se justifie lorsque l’enjeu n’est pas important, lorsque la solution ne remet pas en cause ni la bonne continuation de la mission ni votre autorité hiérarchique.
Attention : une décision accommodante ne doit pas desservir votre autorité ni ternir votre image de leader.
E/ La stratégie de la collaboration
La collaboration est évidemment la méthode la plus constructive à employer pour résoudre un conflit. Dans cette optique, les besoins de chacun sont pris en compte et la solution mise en place satisfait l’ensemble des protagonistes, dans une logique gagnant-gagnant. Mettre en place un mode de gestion collaboratif de vos ressources humaines nécessite de l’écoute active et du temps pour identifier les options les plus constructives.
Attention : la collaboration est possible dans la durée si les membres de l’équipe se trouvent dans la même démarche et travaillent leurs comportements et savoir-être en ce sens. Par votre leadership et votre mode de management, vous pouvez favoriser ce type de mentalité dans la culture d’entreprise.
